Newsletter November 2015

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 Inhalt

 

Wir möchten die Ergebnisse der GfK & Made in Office Studie, die 2014 unter mehr als 1.000 Office-Nutzern aus deutschen Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen durchgeführt wurde, gerne noch einmal ins Bewusstsein rücken.Studie

Im Schnitt verbringt ein typischer Büromitarbeiter über 70% seiner Arbeitszeit mit verschiedenen Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Dabei nennen die Befragten nicht die inhaltliche Arbeit als zeitraubend, sondern die reinen Formatierungsarbeiten wie Folien formatieren, Tabellen und Diagramme erstellen oder Textverarbeitung. Rund 35% der Tätigkeiten mit Office-Anwendungen sind wiederkehrend und bergen somit enormes Automatisierungspotenzial. Allerdings sagen auch 79% der Anwender, dass sie nicht genügend Training zu Office-Anwendungen bekommen, um z.B. Arbeitsprozesse zu automatisieren.

Hier können wir Sie optimal unterstützen, indem unsere Lern- und Support-Lösung als 24/7 Ad-hoc Ansprechpartner fungiert, die gesamten Möglichkeiten, die Office bietet, detailliert aufzeigt und das Arbeiten mit Markos und Add-ins verständlich erklärt.

Mit einer Lösung von soluzione gehen Ihren Mitarbeitern die 1.267 Stunden Office-Arbeit jährlich (1.760 Stunden arbeitet durchschnittlich ein Mitarbeiter pro Jahr) leicht von der Hand und der Frust bleibt aus. Das merkt auch Ihr Support: Er freut sich über bis zu 80% Entlastung. Und Ihr Unternehmen kann sich über dauerhafte Kostensenkung und einen höheren ROI (Return on Investment) freuen.

 

 


 

Neue Produkte und Release-Informationen

Lernwelt für Microsoft Skype for Business für Sie bereit

Neue Produkte und Release-InformationenFreuen Sie sich auf die neuen Features von soluzione Lernwelt & AutoPilot, die wir Ihnen hier kurz vorstellen.

Das aktuelle Microsoft-Produkt Skype for Business haben wir für Sie verständlich und strukturiert aufbereitet und stellen Ihnen unsere Lern- und Support-Lösung ab sofort auf Deutsch zur Verfügung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie damit Ihre Firmenkommunikation effizient unterstützen. Mit Skype for Business können Sie ganz einfach Online-Besprechungen, Chats sowie Audio- und Videokommunikation für Ihre Besprechungen nutzen. Rund 100 Lerninhalte zu den einzelnen Funktionen zeigen Ihnen, wie Sie Skype for Business im Arbeitsalltag unterstützen kann. Weitere Informationen zu Skype for Business finden Sie in unserer Produktbeschreibung.

Ihre individuellen Anforderungen liegen uns am Herzen. So bieten wir Ihnen unsere bewährten Umstiegshilfen jetzt auch für IBM Lotus Notes 8.5 bzw. Notes 9 nach Microsoft Outlook 2013 an. Das Prinzip unserer Umstiegshilfen ist, dass Sie die neuen Befehle bequem über die Simulation Ihrer alten Programmversion aufrufen können. Ein anschaulicher Klickfilm zeigt Ihnen dann wo Sie den Befehl in der neuen Oberfläche finden. So sparen Sie sich mühevolles Suchen und haben den benötigten Befehl direkt griffbereit in Ihrer neuen Office-Anwendung.

In regelmäßigen Abständen bringen wir Produkt-Updates heraus, welche auch die Anregungen und Wünsche unserer Kunden, Partner und Trainer berücksichtigen. Wenn Sie sich daran beteiligen möchten, so schreiben Sie uns einfach: newsletter@soluzione.de

Unsere aktuelle Lernwelt haben wir neben den bereits angekündigten Themen Microsoft Azure (Cloud-Dienst) und IIS (Internet Information Server) auch um das sichere Kommunikationsprotokoll HTTPS erweitert, das sich besonders für den Einsatz in der Cloud eignet. Außerdem stellen wir ab dem ersten Quartal 2016 schrittweise die Lerninhalte auf HTML 5 um, so dass künftig der Flash Player nicht mehr erforderlich sein wird. Zusätzlich zu den technischen Neuerungen aktualisieren und erweitern wir auch stets die Lerninhalte.

Unseren Kunden mit aktivem Wartungsvertrag stehen die Updates für das jeweils eingekaufte Produkt kostenlos zur Verfügung. Sie werden von uns automatisch per E-Mail informiert.

Bei Interesse am Bezug neuer Produkte können Sie sich gerne an Bastian Ziegler, Manager Partner & Business Development, Tel + 49 (0) 170 20 14 295 oder bastian.ziegler@soluzione.de wenden.

 


Lernwelt & AutoPilot: Didaktisches Design
– So macht es der Profi

Didaktisches Design – So macht es der ProfiDamit Sie einen kleinen Einblick in die Arbeit von soluzione erhalten, erklären Ihnen diesmal unsere Experten aus der technischen Redaktion, nach welchen Prinzipien die Lerninhalte gestaltet werden und weshalb die methodisch-didaktische Aufbereitung der Inhalte den Lernvorgang signifikant fördert.

Wir möchten Ihnen heute zwei wichtige Prinzipien, die wir bei der Erstellung der Lerninhalte in den Fokus rücken, vorstellen: das Multimedia-Prinzip und das Kontiguitäts-Prinzip.

Das Multimedia-Prinzip

Menschen lernen besser, wenn Text durch Bilder unterstützt wird. Dieses in zahlreichen Studien belegte Prinzip wird Multimedia-Effekt genannt. Wichtig ist dabei, dass die Bilder inhaltlich in direktem Zusammenhang mit dem Text stehen. (Bilder, die nur als Dekoration dienen und den Text nicht sinnvoll unterstützen, haben nämlich einen negativen Effekt auf die Lernleistung.)

Daher gestalten wir Lerninhalte (in unseren Lernunterlagen und Filmen) so, dass möglichst jede Information visuell unterstützt wird. Wir sind davon überzeugt, dass gerade bei Software-Anleitungen dieses Prinzip besonders wichtig ist, da es nicht nur den Lernerfolg verbessert, sondern auch für den Lerner ein komfortableres Lernerlebnis ermöglicht. Deswegen gilt: „Bleiwüsten“ vermeiden und jeden Klick durch Bilder illustrieren. Und: Dass ein Bild oft mehr als tausend Worte sagt, trifft auch auf Lernfilme zu. Deswegen verlieren wir lieber weniger Worte und lassen stattdessen Bilder bzw. Bildschirmfilme sprechen.

Wenn Texte mit Bildern und Animationen illustriert werden, ergeben sich allerdings weitere Fragen: Wie werden diese Elemente miteinander verknüpft? Wie ist die räumliche und zeitliche Anordnung ideal? Die Forschung beantwortet diese Fragen recht eindeutig: Wesentlich ist die räumliche und die zeitliche Kontiguität.

Die Kontiguitäts-Prinzipien

Räumliche Kontiguität

Dass die räumliche Nähe von Text und Grafik den Lernerfolg fördert, wurde in zahlreichen Studien nachgewiesen. Studienteilnehmer, die nach dem räumlichen Kontiguitäts-Prinzip gestaltete Lerninhalte bekamen, erzielten 43 bis 89% mehr Lösungen im Vergleich zu den Studienteilnehmern, denen Lerninhalte dargeboten wurden, die nicht nach diesem Prinzip gestaltet waren.

Deshalb platzieren wir Texte immer möglichst nah neben den zugehörigen Bildern. Wenn von bestimmten Schaltflächen oder Befehlen die Rede ist, zeigt im Bild ein Infokasten auf die beschriebenen Funktionen. Folgende Abbildung verdeutlicht die erwähnten Prinzipien:

Grafik

Sind Text und das passende Bild räumlich voneinander getrennt, (zum Beispiel der Text immer am unteren Fensterrand) wird der Lernerfolg beeinträchtigt. Die räumliche Trennung fordert zusätzliche kognitive Ressourcen für das Auffinden und Verknüpfen der textlichen und grafischen Informationen (auch „extraneous load“ genannt). Diese Kapazität fehlt wiederum für das Verständnis des eigentlichen Lerninhalts. (Mayer und Moreno, 2003)

Weiterhin sollte nach dem Split-Attention-Prinzip vermieden werden, dass der Lernende seine Aufmerksamkeit zwischen verschiedenen Informationsquellen aufteilen muss. Durch die geteilte Aufmerksamkeit entsteht eine unnötige kognitive Belastung.

Zeitliche Kontiguität

Neben der räumlichen Nähe ist auch die zeitliche Nähe von Text und Grafik von Bedeutung für den Lernerfolg. Auch hier konnten Studien nachweisen, dass der Lernerfolg am größten ist, wenn der beschreibende Text und die passende Illustration oder Animation gleichzeitig am Bildschirm zu sehen sind. Deswegen gestalten wir die Lernfilme so, dass Text und zugehöriges Bild gleichzeitig oder zumindest kurz nacheinander zu sehen sind. Der Text sollte keine Vorgänge beschreiben, die erst später zu sehen sein werden. Dies hat den zusätzlich positiven Effekt, dass immer nur wenig Text auf einmal zu lesen ist. Bei den Lernunterlagen führt dies zur abwechslungsreichen Abfolge von kurzen Texten und Illustrationen.

Unsere Lern- und Support-Lösung basiert auf zahlreichen weiteren wissenschaftlichen Grundlagen, die es dem Anwender leicht machen, erfolgreich zu lernen. Die voranstehende Ausführung erläutert lediglich den fachdidaktischen Hintergrund von zwei – uns besonders wichtigen – Prinzipien bei der Gestaltung von Lernumgebungen und -materialien.

 


Service für Sie: So entlasten Sie Ihren Helpdesk

So entlasten Sie Ihren HelpdeskDie Aufgaben Ihres Helpdesks bzw. First-Level-Supports sind so vielfältig wie die User-Anfragen in Ihrem Unternehmen selbst. Dabei ist die Zeit meist der limitierende Faktor, durch den der Mitarbeiter an exzellentem Service und optimaler Leistung gehindert wird. Ein Helpdesk-Mitarbeiter im First-Level-Support hat oft weniger als sechs Minuten Zeit, um die Lösung auf eine Anfrage zu finden und dem Anwender zu erklären. So verwundern auch die Ergebnisse einer Studie von Computacenter & PAC 2015 unter 500 Anwendern in mittleren und großen Unternehmen in Deutschland nicht: 59% der befragten IT-Anwender bemängelten zu lange Reaktionszeiten und 52% eine zu begrenzte Auskunftsfähigkeit der Ansprechpartner im Helpdesk. Außerdem stehen mehr als 70% der Anwender dem Ausbau von „Self-Service-Angeboten“ offen gegenüber.

Wir möchten Sie mit unserem First-Level-Support-Tool unterstützen. Und zwar nicht nur den Anwender, sondern auch speziell Ihren Helpdesk-Mitarbeiter. Ganz nach dem Motto: „Wir haben die Support-Lösung, mit der man lernen kann!“ vereinen wir zwei Ansätze: Selbständigkeit fördern und Kompetenzen aufbauen.

Unser Ziel ist es, Ihren Helpdesk zu entlasten indem weniger Office-Anfragen eingehen, eingehende Anfragen schneller beantwortet werden, mehr Zeit für kompliziertere Anfragen bleibt und aufwändige Dokumentationen und FAQs bereits vorhanden sind. Langfristig müssen auch seltener Anwender-Schulungen durchgeführt werden. Wir wollen die Arbeit des Helpdesks nicht ersetzen, sondern qualitativ besser machen.

Wie sieht unsere Unterstützung für den Helpdesk in der Praxis aus? Wir haben die wichtigsten Vorzüge für Sie zusammengestellt, die Sie Ihren Helpdesk-Mitarbeitern mitgeben sollten:

  • 24/7-Adhoc-Support: Unser Tool steht zu jeder Tages- und Nachtzeit zur Verfügung, so dass die Anfragen nicht an bestimmte Service-Zeiten gebunden sind, sondern dann gelöst werden, wenn sie auftreten. So müssen die Helpdesk-Mitarbeiter keine Überstunden während eines Deployments machen oder nach dem Wochenende oder einer Dienstreise ein übervolles Postfach befürchten. Wichtig: Kommunizieren Sie die 24/7-Verfügbarkeit des Support-Tools, damit Ihre Anwender den Vorteil der ständigen Erreichbarkeit des Hilfe-Tools auch wahrnehmen.
  • Permanente Selbstschulung: soluzione AutoPilot unterstützt problemorientiertes Lernen z.B. während der Migrationsphase. Mit der Lernwelt erweitert der Anwender strukturiert und nachhaltig sein Wissen über Microsoft-Anwendungen. Dadurch reduziert sich die Anzahl der Anfragen beim Helpdesk und weniger Präsenzschulungen sind erforderlich. Am besten gehen Sie mit dem Anwender einmal zusammen auf Lösungssuche in unserem Tool und zeigen, wie schnell die Lösung gefunden werden kann und wie groß die Themenauswahl ist. Denn nur was man kennt, benutzt man auch.
  • Individuelles Lernen: Der Anwender entscheidet, was er wie und wann lernen möchte. Er wählt nach Belieben zwischen Klickanleitungen, Lernfilmen, interaktiven Übungsfilmen, Lernunterlagen und Schnellreferenzen – je nachdem ob er ein auditiver, visueller oder kinästhetischer Lerntyp ist. Das fördert erfolgreiches Lernen und langfristigen Wissenserwerb. Der Helpdesk-Mitarbeiter ist auf schnelle Lösungsfindung fokussiert, die oftmals keinen Raum für dauerhaftes Lernen bietet und dadurch schnell in Vergessenheit geraten kann.
  • Übergreifendes Lernen: Durch die intuitive Oberfläche und unser didaktisches Design lernt der Anwender auch, neue Funktionen zu entdecken, selbstständig Lösungen zu finden, bestimmte Ziele zu erreichen oder auch wie eine Software grundsätzlich zu bedienen ist. Diese Fähigkeiten kann der Anwender dann auch auf ähnliche Themen transferieren.
  • Größte Office-Bibliothek: Mit rund 2.000 Lernobjekten ist soluzione Lernwelt & AutoPilot die umfangreichste deutschsprachige Office-Bibliothek auf dem Markt. Das Tool enthält das gesamte Wissen zu Office, Windows, SharePoint, OneNote und Lync bzw. Skype for Business. Jede Funktion, die es in Microsoft Office gibt, wird erklärt. Anwender und Helpdesk-Mitarbeiter müssen nicht mehr mühevoll an verschiedenen Stellen suchen. Sie sparen so kostbare Zeit! Machen Sie es den Anwendern schmackhaft, eine zentrale Anlaufstelle für alle Probleme mit Microsoft-Anwendungen zu haben und sofort die Lösung zu finden. Sie müssen so auch keine Dokumentationen oder FAQs mehr erstellen und pflegen – alles ist bereits im Tool vorhanden.
  • Vollständige Integration: soluzione AutoPilot integriert sich als Sidebar vollständig in die Bedienoberfläche von Microsoft Office. Der Anwender muss also seine Applikation nicht verlassen, um Unterstützung zu erhalten. Er kann die Antworten direkt in seinen Arbeitsprozess übernehmen. So sieht komfortables Lernen aus.
  • Anwenderfreundliche Einführung: Jede neue Software löst beim Anwender anfangs Berührungsängste aus und er weiß nicht genau, wie er sie richtig einsetzen soll. In der soluzione Lernwelt & AutoPilot sind Schritt-für-Schritt Anleitungen hinterlegt, die dem Anwender den Umgang und die Funktionen des Tools genau erklären. Machen Sie sich selbst damit vertraut und weisen Sie den Anwender darauf hin!

Sie sehen, dass die Vorteile für die Nutzer auch Vorteile für den Helpdesk bereithalten. Voraussetzung ist, dass der Helpdesk-Mitarbeiter selbst das Tool kennt und somit den Anwender aus seiner Erfahrung heraus beraten kann, wie eine bestimmte Frage am besten mit dem Tool beantwortet werden kann. Wichtig ist, anfangs den Anwender in das Tool „einzuführen“, damit das Tool „as a self-service“ – wie wir gerne sagen – wahrgenommen und benutzt wird. Kommunizieren Sie Ihre Lern- und Support-Lösung klar, direkt und von Anfang an.

Vergessen Sie bei Ihrer Budget-Planung für 2016 also nicht, ein Budget für das 24/7-verfügbare Lern- und Support-Tool einzuplanen, um Ihren Helpdesk deutlich zu entlasten.

 


Spezial: Microsoft Skype for Business ganz konkret

Microsoft Skype for Business ganz konkretAls besonderen Service möchten wir Sie mit nützlichen Informationen zum Thema Microsoft Skype for Business versorgen. Microsoft hat seine bestehende Kommunikationssoftware Lync 2013 in Skype for Business umbenannt und die Benutzeroberfläche an Skype angepasst. Damit ist es möglich, Online-Besprechungen, Chats, Audio- und Videokommunikation schneller zu starten und in die Office-Applikationen zu integrieren, um so professionelle Teamarbeit und Besprechungen optimal zu gewährleisten.

Was heißt das nun für Sie? Sie profitieren zum Beispiel während der Teambesprechung von der Möglichkeit, Ihren Bildschirm mit den Kollegen zu teilen, um das zu Präsentierende zu verdeutlichen. Oder Sie können während der Besprechung Dateien übertragen, damit jeder das aktuelle Dokument sofort zur Verfügung hat. Genauso sehen Sie den Anwesenheitsstatus eines Kollegen und können sich schnell mit ihm austauschen ohne zum Hörer zu greifen oder den Fahrstuhl zu benutzen. Durch die Integration der App in die Office-Anwendungen ist es möglich, Besprechungen in Outlook zu planen und den Chat-Verlauf dort anzuzeigen.

Gerne stellen wir Ihnen hier ein konkretes Beispiel aus unserer Lern- und Support-Lösung vor, das Ihnen einen kleinen Einblick in das Tool gibt und hilft die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen via Skype for Business zu optimieren.

Sie möchten einem oder mehreren Kollegen etwas auf Ihrem Bildschirm zeigen? Dann können Sie ganz einfach mit wenigen Klicks Ihren Bildschirm teilen.

  1. Öffnen Sie eine Unterhaltung indem Sie auf den gewünschten Gesprächspartner doppelt klicken.
  2. Fahren Sie mit der Maus auf das Bildschirmsymbol.
  3. In dem nun geöffneten Pop-up Fenster stehen alle offenen Anwendungen zur Verfügung. Wählen Sie einen Bereich, z.B. Ihren gesamten Desktop, aus. Ein gelber Rahmen kennzeichnet den freigegebenen Bereich.
  4. Nun muss Ihr Gesprächspartner noch die Übertragung annehmen (Pop-up rechts unten).

Grafik

Den vollständigen Lernfilm zu Skype for Business finden Sie hier hinterlegt. Er enthält viele interessante Hinweise, z.B. was Sie tun müssen, wenn Sie mit mehreren Bildschirmen arbeiten.

Weitere Tipps sowie ausführliche Anleitungen finden Sie in Lernwelt & AutoPilot.

 


Was meinen Sie? Geben Sie uns Feedback

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wenn Sie Fragen, Anregungen oder Kritik haben. Vielleicht haben Sie in dieser Ausgabe ein Thema vermisst? Dann informieren Sie uns. Wir nehmen Ihre Vorschläge gerne auf.

Schreiben Sie uns unter newsletter@soluzione.de

Wir freuen uns auf Ihre Anregungen und Vorschläge!

 


Hätten Sie´s gewusst? Unser Tipp

Die Tipps & Tricks unserer Office-Experten erleichtern Ihren Arbeitsalltag mit der Microsoft-Produktfamilie.

Allgemeiner Tipp: Excel – Blitzvorschau

Die bereits erwähnte GfK-Umfrage ergab, dass Mitarbeiter bis zu sechs Stunden täglich mit Office-Anwendungen arbeiten. Das beansprucht viel Arbeitszeit. Wir möchten Ihnen hier zeigen, wo Sie etwas Zeit einsparen können. Mit der Blitzvorschau in Excel 2013 können Sie schnell lange Listen automatisch ausfüllen lassen und sparen sich das mühevolle manuelle Eingeben bzw. Kopieren. Diese Funktion extrahiert Teile von Zellinhalten in andere Spalten. So lässt sich z.B. eine Liste von Vor- und Nachnamen, die in einer Spalte zusammen stehen, automatisch in zwei Spalten aufteilen und anschließend vervollständigen. Gehen Sie dazu in Ihrem Excel-Dokument wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in die erste Zelle unmittelbar neben der Quellspalte.
  2. Geben Sie manuell den ersten gewünschten Wert ein, z.B. den Nach- oder Vornamen.
  3. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Taste [Enter].
  4. Klicken Sie im Register START in der Gruppe Bearbeiten auf die Schaltfläche Füllbereich.
  5. Wählen Sie Blitzvorschau aus.
    Analog zu dem Eintrag, den Sie in der ersten Zelle gemacht haben, füllt die Blitzvorschau die Spalte mit den restlichen Daten automatisch aus.

soluzione Tipp

Diesen Tipp finden Sie als Lernfilm hier hinterlegt. Er zeigt Ihnen auch zwei weitere Anwendungsbeispiele: einmal anhand von Produktbezeichnungen, die mit einem Bindestrich verkettet werden sollen und zum anderen anhand von Telefonnummern, deren Vorwahl geändert werden soll.

Weitere Tipps sowie ausführliche Anleitungen finden Sie in unserer Lernwelt & AutoPilot.

Sparen Sie Zeit am PC ein und automatisieren Sie bestimmte Prozesse, um Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern.

 


Haben Sie´s schon gehört? Statements von Kunden

„Die soluzione Lernwelt-Lösung hat uns von Anfang an überzeugt, weil sie für unsere Mitarbeiter in der Migrationsphase eine große Hilfestellung für den Einsatz von Office 2010 ist. (…) [Ebenso wird sie] sehr gut akzeptiert – das zeigt sich auch an deutlich weniger Helpdesk-Anfragen als bei einer solchen Migration üblicherweise zu erwarten wären“.

(IT-Leitung, Hansestadt Lübeck, 2.500 Lizenzen)

 

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